Máte starosti?
Hľadáte vhodný spôsob?
Máme pre Vás riešenie!

DMS - Document Management Services

Radi Vás privítame v našich pobočkách, kde môžete bezpečne, efektívne a na dosah uložiť svoje dokumenty.

Správa registratúry
Správa registratúry znamená čo najefektívnejšie nakladanie so záznamami a informáciami v nich uloženými. Na jednej strane musí mať firma rýchly prístup k svojim záznamom, ak ich potrebuje, na druhej strane chce minimalizovať náklady spojené so správou týchto záznamov, a to všetko pri rešpektovaní požiadaviek zákona a vlastných interných procesov.
Digitalizácia dokumentov
Digitalizácia dokumentov je dôležitá najmä pre organizácie a spoločnosti, ktoré pracujú s veľkým počtom tlačív, formulárov, dokumentov a pod. Proces digitalizácie spočíva v prevedení papierových dokumentov do elektronickej podoby. To docielime pomocou skenovania na veľkokapacitných skeneroch.
Úschova elektronických dát
Elektronické dáta a informácie v nich obsiahnuté majú pre firmy kritický význam. DMS bezpečne uschová vaše údaje uložené na akomkoľvek nosiči elektronických dát alebo zabezpečí potrebný servis pri ich pravidelnom zálohovaní.
Profesionálne archívne boxy
Archivačné boxy z recyklovateľného materiálu s otvorom pre ľahkú manipuláciu sú určené na archiváciu dokumentov do formátu A4. ROZMER: 330 x 300 x 300 mm

Správa registratúry

Správa registratúry znamená čo najefektívnejšie nakladanie so záznamami a informáciami v nich uloženými. Na jednej strane musí mať firma rýchly prístup k svojim záznamom, ak ich potrebuje, na druhej strane chce minimalizovať náklady spojené so správou týchto záznamov, a to všetko pri rešpektovaní požiadaviek zákona a vlastných interných procesov.

  1. Registratúra
  2. Služby
  3. Registratúrny poriadok a registratúrny plán
  4. Legislatíva
  5. Vaše otázky
Správa registratúry je systém evidovania, tvorby, ukladania a ochrany registratúrnych záznamov, zabezpečovanie prístupu k nim a zabezpečenie ich vyraďovania. Správu registratúry definuje zákon NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, ktorý ukladá pôvodcom registratúry povinnosť zabezpečiť ich odbornú správu.
 

Čo všetko zahŕňajú naše služby?

  • Zabalenie dokumentov do archívnych krabíc priamo vo Vašej firme
  • Vytvorenie podrobnej evidencie dokumentov
  • Označenie krabíc čiarovými kódmi
  • Uloženie krabíc v registratúrnom stredisku
  • Spracovanie evidencie dokumentov do elektronickej formy
  • Zaslanie inventárneho hlásenia

 

Document Management Services s.r.o. dôverne a úzko spolupracuje so svojimi zákazníkmi aj pri vyraďovaní dokumentov. Zabezpečíme Vám:

  • Vytvorenie zoznamu dokumentov po lehote uloženia
  • Odsúhlasenie zoznamu s Vami
  • Zákonnú povinnosť odsúhlasenia zoznamu s príslušným štátnym archívom
  • Trvalé vyskladnenie dokumentov z registratúrneho strediska
  • Dôvernú skartáciu dokumentov
 

Výhody využívania našich služieb:

  • 1. Úspora a zníženie nákladov: investičných na zriadenie registratúrneho strediska (nákup políc, skríň, úložných systémov, protipožiarne zabezpečenie) mzdových (plat vlastných zamestnancov) prevádzkových (prenájom priestorov, využitie priestoru na iné účely)
  • 2. Súlad s požiadavkami zákona
  • 3. Presný a úplný prehľad o vlastných registratúrnych záznamoch
  • 4. Systém evidencie archívnych boxov využívajúcich technológiu čiarových kódov
  • 5. Zabezpečenie informácií v dokumentoch pred ich zneužitím, poškodením, zničením, stratou
  • 6. Prístup k dokumentom 24 hodín denne 7 dní v týždni
  • 7. Vaše zameranie na vlastnú podnikateľskú činnosť
Každá právnická alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra, je podľa zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach povinná zabezpečovať správu registratúry, t.j. evidovanie, tvorbu, ukladanie, ochranu a vyraďovanie záznamov. Pôvodca registratúry je tiež povinný mať vypracovaný "Registratúrny poriadok a registratúrny plán" – smernicu, ktorou sa riadi obeh písomností vo firme a určuje lehota ich uskladnenia.

Document Management Services s.r.o. analyzuje stav vašich písomností a existujúcich firemných procesov. Na základe vašich požiadaviek navrhneme systém evidencie registratúrnych záznamov, zabezpečíme vytriedenie existujúcich záznamov a vypracujeme vám smernicu "Registratúrny poriadok a registratúrny plán" tak, aby bola nielen v súlade so zákonom, ale aby odrážala skutočné potreby vašej praxe.

Document Management Services s.r.o. spolu so správou dokumentov zabezpečuje pravidelné ročné vyraďovacie konanie, ktoré umožňuje znižovanie nákladov na skladovanie a zastupovenie klienta v komunikácii so štátnym archívom. Registratúrne záznamy určené a archívom schválené na vyradenie dôverne skartujeme tak, aby mal klient istotu, že k záznamom nemala prístup tretia strana. Po skartácii vystavujeme "Skartačný protokol".
 

Žiadosť o vyhotovenie potvrdenia o odpracovaných rokoch 108.31 Kb

Registratúrny poriadok je interná smernica správy registratúry, ktorou sa upravujú základné okruhy činností pri správe registratúry v konkrétnych podmienkach pôvodcu registratúry.
Každý fyzická i právnická osoba, ktorá je pôvodcom registratúry musí mať vlastný registratúrny poriadok podľa vlastných podmienok, je s prihliadnutím na svoju pôsobnosť, predmet činnosti, vnútorné a vonkajšie vzťahy.

 

Registratúrny poriadok stanovuje najmä:

  • výklad základných pojmov
  • postup jednotlivých organizačných zložiek pri manipulácii so spismi
  • spôsob evidencie a opatrenia, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov
  • povinnosti a zodpovednosť zamestnancov
  • úlohy podateľne
  • dozor nad vyraďovaním spisov

 

Každý správca registratúry je povinný vypracovať Registratúrny poriadok a Registratúrny pláne, v ktorých sa definuje spôsob manipulácie so záznamami a ich bezpečné uloženie.

Registratúrny plán je neoddeliteľnou súčasťou registratúrneho poriadku. Obsahuje zoznam registratúrnych záznamov (spisov), ktoré sú rozčlenené do vecných skupín, ktorým priraďuje znak hodnoty a lehotu uloženia. Pred samotným vypracovaním Registratúrneho poriadku a plánu Document Management Services s.r.o. analyzuje stav Vašich písomností a existujúcich firemných procesov. Systém evidencie registratúrnych záznamov vytvoríme na základe Vašich potreib a požiadaviek, zabezpečíme vytriedenie existujúcich záznamov a vypracujeme Vám internú smernicu.

Vyraďovanie registratúrnych záznamov prebieha na základe vyraďovacieho poriadku. Ten upravuje zásady pre prípravu a samotný výkon vyraďovania registratúrnych záznamov. Registratúrne záznamy sa vyraďujú až po uplynutí zákonom stanovenej lehoty uloženia. Samotnému vyraďovaniu predchádza vyraďovacie konanie, ktoré sa uskutočňuje komplexne za celú organizáciu. Návrhy na vyradenie predkladáme klientovi i príslušnému štátnemu archívu. Po odsúhlasení sú dokumenty trvale vyskladnené z registratúrneho strediska a následne sú dôverne skartované.

Legislatíva v oblasti správy registratúry a archívov určuje nie len práva a povinosti pôvodcov registartúr, zriaďovateľov archívov, ale vymedzuje i povinnosti správcov registratúr a archivárov.

Základné legislatívne normy, ktoré upravujú archiváciu a registratúru písomností sú:

Zákon č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov
Zákon č. 395/2002 187.78 Kb


Vyhláška MVSR č. 628/2002, ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov
Vyhláška č. 628/2002 227.91 Kb


Zákon č. 216/2007, ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 515/2003 Z.z.
  Zákon č. 216/2007 47.62 Kb


Vyhláška MVSR č. 242/2007, ktorou sa mení a dopĺňa vyhláška MVSR č. 628, ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení vyhlášky č. 251/2005 Z.z.
  Vyhláška č. 242/2007 29.86 Kb


Zákon č. 503/2007 – úplné znenie zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov
  Zákon č. 503/2007 138.02 Kb

Čo je to správa registratúry?
Správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania a ochrany registratúrnych záznamov, zabezpečovanie prístupu k nim a zabezpečenie ich vyraďovania.

Aký zákon nariaďuje správu registratúry?
Správu registratúry definuje zákon NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. Ukladá pôvodcom registratúry povinnosť zabezpečiť ich odbornú správu.

Čo je registratúra?
Registratúra predstavuje súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry.

Kto je pôvodcom registratúry?
Pôvodcom je každá fyzická alebo právnická osoba, ktorá svojou činnosťou vytvára registratúrne záznamy.

Čo je registratúrny záznam?
Registratúrnym záznamom sa stáva každý dokument - ľubovoľného formátu (list, fax, e-mail, ...), ktorý obsahuje nejakú informáciu a vznikol v organizácii, alebo bol doručený do organizácie.

Čo je registratúrny poriadok?
Registratúrny poriadok opisuje postup jednotlivých útvarov organizácie pri manipulácii so záznamami/spismi a pri ich vyraďovaní.

Čo je registratúrny plán?
Registratúrny plán určuje systém ukladania spisov. Triedi registratúru do vecných skupín, určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.

Čo je registratúrny denník?
Registratúrny denník je základná evidenčná pomôcka správy registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní registratúrnych záznamov a uložení a vyradení spisov.

Čo predstavuje vyraďovanie registratúrneho záznamu?
Vyraďovanie zahŕňa súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňuje registratúrny záznam, ktorému uplynula lehota uloženia; registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou sa ukladá do archívu a registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa zničí.

Čo je lehota uloženia?
Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť.

Aká je povinná lehota uloženia?
Lehotu uloženia určujú rôzne zákony, ako napríklad zákon o účtovníctve, zákon o sociálnej poisťovni, zákon o dani z pridanej hodnoty a podobne. Ostatným registratúrnym záznamom, ktoré túto lehotu uloženia nemajú danú priamo zo zákona, určuje lehotu uloženia registratúrny plán.

Čo je to registratúrne stredisko?
Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy organizácie do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.

Produkty

Archivačné boxy z recyklovateľného materiálu s otvorom pre ľahkú manipuláciu sú určené na archiváciu dokumentov do formátu A4.

 

Výhody uloženia písomností v archivačných boxoch:

Ochrana písomností pred poškodením ( prachom, svetlom, vodou a p. )

Možnosť uloženia písomností formátu A4

Možnosť skladovať boxy vo všetkých polohách ( úspora miesta )

Vysoká životnosť boxov a tvarová stálosť- mikrovlná lakovaná vlnová lepenka

Označenie písomností na boxoch v zmysle zák. 395/2002 Z.z. o archivníctve

Pri likvidácii písomností v boxoch po vyraďovacom konaní nie je potrebné separovať kovové diely

Nízke zaobstarávacie náklady oproti klasickým šanónom

Farebná potlač

Výrobok je recyklovateľný

 

ROZMER: 330 x 300 x 300 mm

Stredisko

Registratúrne stredisko spoločnosti Document Management Services s.r.o. spĺňa všetky zákonom stanovené podmienky a rovnako tak vyhovuje vyhláške č.628/2002.

Zabezpečenie strediska:


1. Protipožiarne zabezpečenie

protipožiarne dvere

požiarne hlásiče

oceľové regále a police

2. Bezpečnostné zariadenia:

alarm s napojením na políciu

bezpečnostné fólie na oknách, mreže na oknách a dverách

bezpečnostné zámky

3. Bez prístupu priameho slnečného svetla

4. Bez prístupu nepovolaných osôb

Naši klienti

Naša spoločnosť využíva pri práci technológiu čiarových kódov, ktorú spájame s online informačným systémom ARCHIVIS vyvinutým špeciálne pre našu spoločnosť.

Takto dokážeme poskytnúť kvalitný servis klientom z celého územia SR. Požiadavky našich klientov na vyhľadanie a zaslanie skenov u nás uložených dokumentov vybavíme už do pár hodín od objednania. Doručenie originálov vieme zabezpečiť už do 24 hodín, a to v rámci celej SR. Medzi našich klientov patria spoločnosti pôsobiace v oblasti: výroby, služieb, financií, obchodu, komunálnej sféry a ďalšie spoločnosti z celého územia SR.

V prípade záujmu Vám radi poskytneme podrobnejšie informácie a referencie

 


Kontakty

 

DOCUMENT MANAGEMENT SERVICES s.r.o.

Sídlo: Cukrovarská 2, Trebišov 075 01, Slovensko
Stredisko BRATISLAVA: Bratislava 811 01, Slovensko
Stredisko SEČOVCE: Partizánska 74, Sečovce 078 01, Slovensko
Telefón: +421 56 668 42 81
Fax: +421 56 668 42 91
E-mail: dms@archivuj.sk

 

captcha
Nahrať znovu